頭の痛い話〜業務指導とアナログ建設業界〜
tAmaoです。
最近、諸事情により職場の方に業務を指導することが増えています。
人に仕事を教えるのは初めてですが、教えることの大変さに戸惑いを感じております。
教えながら、
「ああ、ここでつまずいてたんだ」
「これは確かにわからないよなぁ」と感じることが多く、
そのたびにマニュアルを修正して指導する日々です。
それと同時に日々の業務をこなし、
イレギュラーな申請業務もやり、
グループ会社の方にも協力していただきながらと、
この会社に入って初めての繁忙期を経験しています。
さて、指導していく中で感じたのは、
今の会社に長く勤めている方でも、
工事の競争入札について全くご存知ない人や
入って1年も満たないのに誰よりも公告や設計図書の読み方を把握されている人など、
様々なタイプの方がいるんだな、と感じました。
私がこの会社に勤め始めたのはちょうど３年前。
会社として初めての職種である営業アシスタントとして入社しましたが、
私の主な業務は、情報収集と情報管理。
国土交通省や文科省、厚労省や地方自治体から公表されるありとあらゆる公告をチェックし、その情報をサーバーに管理。
私たちの会社が競争参加できる工事があるかどうか、
1つ1つ公告の内容を確認し、入札担当者に報告。
そして落札した工事だけでなく、保管してある公告の入札結果も全て探し出してサーバーに保管。
入札結果に添付される評価点を元に集計表の作成。
他にも国交相や役所へ出向いての情報収集など、
とにかく毎日毎日、膨大な量の情報を集めていきました。
サーバーに保管し、社内で情報共有をしていくというやり方は、
この会社では初めての試みで、
私はそのサーバー内の管理者になりました。
実際に使う方がわかりやすいようにと日々考えながら
情報収集と管理を行っていたのです。
入社したてのころ、人手不足のせいもあって情報管理が滞っており、
サーバー内もひどく雑多でした。
私の最初の業務はそれを精査していき、まずは所属部署から共有フォルダの活用を実践していくこと。
膨大な量の情報を、1つ1つルール通りにフォルダを作成し、情報を保存。
入札結果や集計表にも工事名を明記。
どのように保存したかを部署の方に説明し、
上司や担当者の要望があれば、その通りに名称変更や管理方法の変更をしたり。
もちろん、他にもイレギュラー業務や電子入札システムの管理などの業務もありましがた、
私のメイン業務の情報収集と管理は、
とにかく面倒くさい業務でした。笑
私はタイピングは早いのですが、
それ以外のパソコン操作やキーボード操作は疎いです。
エクセル関数もうまく使いこなせませんし、特別デジタルに強いわけではありません。
そのため、毎日毎日、パソコンを使っての情報収集や管理はだんだん苦痛に思うようになり、苛立ちと嫌気も増していきました。
ですが、せっかく雇ってくださった会社です。
もうしばらく辛抱してみようと思い、自分の業務改善から考えることにしました。
仕事の合間に自分の仕事を見直しながら思ったことは、
「今ある環境で、
いかに早く仕事を終わらせるか、
いかに手間を省くか、
いかに楽をするか」
とにかくこれを毎日考えました。
基本的にはアナログな会社が考えたデジタルなシステムなので、ちょっとキーボード操作を覚えるだけでかなり業務が楽になりました。
そのちょっとって、本当にちょっとなんですよ。
例えば、
Ctrl ＋ Cキー ＝ コピー
Ctrl ＋ Vキー ＝ ペースト
Ctrl ＋ Xキー ＝ カット
Ctrl ＋ Fキー ＝ 検索
ファイルやフォルダを選択してF2キー ＝ 名前の変更
Fnキー ＋ End Prn Scr ＝ プリントスクリーン
などなど。
これだけ覚えるだけでもかなり楽になり、効率も非常に上がりました。
情報収集の正確さと素早さなら社内では断トツだと自負しております。
（わからないことを調べて応用する力もね。）
そして今までの業務は全て自分でまとめてマニュアルを作成。
自分が辞めた後もちゃんと他の方で仕事ができるように残していました。
が、ここで誤算。
私は今までネットを駆使しながらどのようにして効率よく仕事をしていくかを考えながら業務改善をしていきました。
そして、周りの人もきっとそんな風に仕事をしているのだと思っていました。
ですが、そうではないのですね；
建設業界はとにかくアナログ人間が 多い。
上のキーボード操作どころか、マウス操作も上手区使用できない方、
タイピングも人差指のみでやる方が多いこと・・・
私もアナログ人間ですが、
とにかく仕事を早く終わらせたくて覚えたのですが、
こんな私でも社内ではデジタル人間です。
今仕事を指導していますが、上司からは、
「業務のやり方だけでなく、効率よく仕事をするやり方や、パソコン操作も教えてあげて」
と指示を受けました。
・・・・・・ここまで私が教えなきゃならんの・・・？！
って思っちゃいました。
まぁ横でやり方見てたらウズウズしてくるから、
「こうやったら簡単ですよっ！」って
時々言いますが、
なんでそういう操作をやらなきゃいけないのかも「？」みたいで、
ピンときていないみたい；；；
まぁ、私の教え方が下手くそなのかもしれませんが、
頭痛いです。orz
10歳以上も年上の方たちなので大きい声では言えませんが・・・
私の業務はとにかく1日でどれだけの情報を収集し、
入札担当者にその情報を提供できるかが重要な業務なので、
それを協力していただく人としてはかなり心配・・・；
そして、イマイチ仕事を把握していないのに
意味不明な横槍投げてくるアナログ上司にもうんざり・・・・orz
時々twitterで、「会社がアナログ」というのを聞きますが、
今までふ〜ん、って感じで聞いてましたが、ようやく意味がわかった気がします；
アナログってこういうことなんだ、って愕然としました。
そのアナログな会社を15年近く支え、デジタル関係をされていた方は7月末日で退職。
なんでかその影響の一部が私の元へと来ました。
どういうことを相談されるかというと、
パソコンの接続。
outlookのメールアドレス設定。
スキャンの設定。
新規メールアドレスの作成。
無料アプリケーションで名刺作成。（これは緊急用で、正式なものは外注ですが）
パソコンの画面の明るさをどうにかしたい。
インターネットエクスプローラーのアイコンが消えたから復活させたい。
PDFに文字入力したい。
PDFとそうでないファイルの区別ってどうやってつけるの？
などなど・・・・
なんでそこでつまずいた・・・・？と思うことも多々ありました。
まあ、一部は外注に回すことになったみたいですが、
デジタルに強い方ならわかる、すぐできるやつ。
まぁ、そんな感じで、
頭が痛くなることが多い中、はてなブログを開いてみると
トップにあったこの方のブログを発見。
勝手ながらご紹介させていただいています。
もう感動です。
デジタルを導入するという提案もですが、それ以上に社内での根回しや、説得、辛抱強さが、Slackを導入するに至り、
半年でかなり定着してきたということです。
すごい。
私は会社でここまでやってやろうとは1ミリも思いませんでした。
自分がいかに仕事を早く終わらせるか、ということしか考えておらず、
私が入社してから本格的に導入された共有フォルダも、
ほぼ私の権限で今の状態が確立している感じ。
私としては、今の状態が一番すっきりしていると思っていましたし、
見ればわかるやろ？って思っていました。
でも、初見の方にしてみたら何がなんだか意味不明でしょうし、
難しい、と感じるみたいで。
さらに普段からパソコンに慣れていない人からしたら、ちんぷんかんぷんなのでしょう。
教える側に立ってわかることもたくさんありました。
今更ですが、
私もこの方のように、うまく社内全体に浸透させていれば
今よりもう少し進化した業務ができたのかなぁ、なんて考えてしまいます。
まぁ、今となってはもう遅いのですが。
私も今後はもっと仕事に情熱を持てたらな、
と感じ出した今日この頃です。
今後は建設業界のデジタル人間を目指すことにしようかな。
では、本日はここまで( ^_^)/~~~
建設業界・土木業界についてのブログもよければご覧ください。
アナログで高齢化が著しい業界ですが、自分より巨大なものを作りそれが社会基盤を作り上げる面白さもある業界です( ^ω^ )
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